Những kỹ năng quan trọng với nghề nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Nhân viên tổ chức sự kiện là người hỗ trợ quản lý các khâu hậu cần tại mỗi sự kiện. Đây được xác định là một công việc sáng tạo, năng động. Là lựa chọn không tồi cho những bạn trẻ yêu thích sự tự do, thoải mái. Được di chuyển liên tục và thoát khỏi nỗi sợ ngồi một chỗ trong văn phòng của người trẻ. Vậy nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Công việc và mức lương của vị trí này ra sao? Tìm việc làm tại Bình Định ở đâu chất lượng. Hãy cùng binhdinhjob.vn tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Chắc hẳn bạn đã từng nghề qua về ngành công nghiệp tổ chức sự kiện những năm gần đây bùng nổ và phát triển chóng mặt tại Việt Nam. Nhân viên tổ chức sự kiện hay còn gọi là người làm event . Vẫn thường được nói đùa là “lo trước cái lo của thiên hạ, vui sau niềm vui của mọi người”. Vậy bạn có hiểu nội hàm của ngành events là gì không?

Events là thuật ngữ tiếng Anh, được dịch ra tiếng Việt với nghĩa là sự kiện. Sự kiện là một hoạt động thuộc nhiều lĩnh vực: văn hóa, xã hội, chính trị,… Đây là các hoạt động tập hợp số lượng lớn khán giả và những người tham gia. Tại một thời điểm và địa điểm nhất định. Một số sự kiện quen thuộc như: Hội nghị khách hàng, hội thảo, chương trình ca nhạc, triển lãm, hội chợ,…

Trong mỗi bữa tiệc, event không thể thiếu vai trò của nhân viên tổ chức sự kiện. Họ giữ nhiệm vụ quản lý hậu cần tại những sự kiện. Trách nhiệm chính của họ bao gồm chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị, kịch bản cho sự kiện, giám sát tổ chức và thực hiện,…

Mô tả công việc nhân viên tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện cần xử lý nhiều công việc khác nhau. Ngay khi tiếp nhận ý tưởng cho tới khi tiến hành để tổ chức sự kiện suôn sẻ. Cụ thể, công việc của nhân viên tổ chức sự kiện bao gồm:

• Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng hoặc cấp trên và lên ý tưởng tổ chức event.
• Đánh giá, phân tích quy mô của sự kiện để đưa ra các quy trình chuẩn bị cho sự kiện.
• Lập kế hoạch chi tiết, dự kiến đơn vị tổ chức, ước tính chi phí tổ chức sự kiện và xin duyệt ngân sách.
• Liên hệ với nhà cung cấp, đơn vị đối tác, sắp xếp, trang trí không gian tổ chức sự kiện.
• Sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho đại biểu, khách mời; chuẩn bị thiết bị chiếu sáng, âm thanh phục vụ cho sự kiện.
• Đảm nhận vai trò đón tiếp khách mời tới sự trong một số trường hợp.
• Chỉ đạo, hỗ trợ phục vụ đồ uống, đồ ăn và quà tặng cho khách hàng trong sự kiện.
• Kiểm tra, theo dõi và giám sát các hoạt động từ khi sự kiện bắt đầu cho đến khi kết thúc.
• Lập báo cáo kết quả công việc cho cấp trên.

Những kỹ năng mà nhân viên tổ chức sự kiện cần trang bị

Đặc thù của nghề tổ chức sự kiện chính là “Muốn làm event thì cái gì cũng cần biết một chút”. Bản chất công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi sự tương tác giữa nhiều người khác nhau. Chính vậy nên những nhân viên sự kiện thường vô cùng năng động, có khả năng giao tiếp rất tốt. Và hội tụ những kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết để giảm về mức thấp nhất rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện. Ví dụ như: quản lý con người (ca sĩ, dancer, PG và cả ngàn người tham dự); âm thanh ánh sáng; giải trí nghệ thuật; kiến thức vật lý; hóa học (tại sao sự kiện này lại xài khói lạnh mà sự kiện kia lại xài khói nóng),…

Vậy để theo đuổi nghề này, nhân viên tổ chức sự kiện cần những gì? Hãy cùng binhdinhjob.vn tham khảo những kỹ năng vô cùng quan trọng với nghề này ngay dưới đây, cụ thể:

Sáng tạo

Có thể nói khả năng sáng tạo rất cần thiết khi làm nghề tổ chức sự kiện. Sự thành công của một Events phần lớn sẽ nằm ở những ý tưởng sáng tạo của người làm chương trình tạo nên.

Nhiều người cho rằng, sáng tạo là khả năng thiên phú và khó có thể học hỏi hoặc trau dồi. Tuy nhiên, cảm hứng mới chính là điều kiện bản lề quyết định đến việc ý tưởng tổ chức sự kiện đưa ra có tốt hay không. Cảm hứng có thể đến bằng cách quan sát, ghi nhận những gì xảy ra xung quanh mình. Những ý tưởng mới lạ có thể bắt nguồn từ chính những điều nhỏ nhặt nhất trong cuộc sống. Hoặc nó cũng xuất hiện ngay trong những lần bạn tham dự sự kiện của các công ty khác hay những chuyến du lịch. Từ quá trình dài góp nhặt những ý tưởng, chúng ta có thể kết hợp để đưa ra được rất nhiều ý tưởng cho bản thân.

Bạn phải luôn làm nhạy bén khả năng sáng tạo của bản thân bằng cách học hỏi những điều mới lạ nhất trong lĩnh vực mà bản thân đang làm việc.

Khả năng viết kịch bản

Nhân viên sự kiện cần có khả năng lên kịch bản và viết kịch bản. Nếu khả năng sáng tạo giúp bạn xây dựng được ý tưởng cho kịch bản chương trình. Thì kỹ năng viết và truyền tải thông tin qua mặt chữ cũng rất quan trọng. Dù bạn có ý tưởng tốt đến đến đâu nhưng không thể diễn đạt được thì cũng vô nghĩa.

Kỹ năng viết Proposal

Viết một Proposal hoàn chỉnh, nhân viên sự kiện cần hiểu được tầm quan trọng của việc chuẩn bị và lên kế hoạch cho việc làm ra một Proposal. Một Proposal hay và thu hút ngoài ý tưởng sáng tạo và hấp dẫn. Còn phụ thuộc vào độ thực tế và tính thuyết phục củ dự án muốn thực hiện. Điều quan trọng là cung cấp cho người đọc proposal cho sự kiện một cách tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra.

Cách để trình bày ý tưởng của bản thân trong Proposal một cách hiệu quả. Chính là thông qua các biểu mẫu, infographic… Vì vậy, để cải thiện cũng như có được kỹ năng viết Proposal, bạn cần sử dụng thành thạo PowerPoint. Bạn cũng có thể tham gia một khóa học về kỹ năng viết Proposal. Để nhận định tổng quát về những điều kiện cần và đủ cho một proposal hoàn chỉnh. Bên cạnh đó, học hỏi từ những người đi trước là cách hiệu quả và nhanh chóng nhất.

Kỹ năng lên Check-list

Kỹ năng lên checklist dựa hoàn toàn vào kỹ năng của bản thân người nhân viên. Bạn có thể áp dụng những phương thức, cấu trúc hay bất cứ sơ đồ nào mà bản thân thường áp dụng và đem lại hiệu quả nhất với bạn. Để hoàn thành tốt checklist, bạn cần có sự tỉ mỉ, cẩn thận, chu đáo và chuyên nghiệp cùng một cái nhìn bao quát.

Xin giấy phép tổ chức và tìm nhà cung cấp

Xin giấy phép tổ chức

Để có thể xin giấy phép tổ chức sự kiện, trước hết bản thân bạn cần nắm rõ một số điều luật cơ bản. Ngoài ra, bạn phải học hỏi và tham khảo kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ những người đã có thâm niên trong việc làm việc với các cơ quan hành chính.

Làm việc với nhà cung cấp

Quá trình tổ chức sự kiện, nhân viên làm Event sẽ luôn cần tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ. Chính vì vậy, nhân viên tổ chức sự kiện cần phải biết cân nhắc để lựa chọn những suppliers tốt và hợp tác hiệu quả.

Để có thể làm việc tốt với nhà cung cấp. Trước hết bạn phải có khả năng giao tiếp và đàm phán. Phải vừa cứng, vừa mềm mỏng để đem lại hiệu quả, lợi thế cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó mang lại thiện chí, sự tôn trọng dành cho đối tác. Những kỹ năng này chỉ có thể trau dồi thông qua kinh nghiệm làm việc của chính bản và học hỏi, tham khảo từ những người đi trước

Kỹ năng quản lý tài chính

Để có kỹ năng quản lý ngân sách tốt, nhân viên sự kiện cần khéo léo trong việc điều phối nguồn tiền. Đảm bảo số tiền luôn không vượt quá ngân sách đề ra. Bên cạnh việc tích lũy và đúc kết từ quá trình thực tế làm việc theo các sự kiện, quản lý dự án. Bạn cũng nên tham gia một vài khóa học về kiểm soát tài chính chuyên sâu và hiệu quả nhất. Qua đó giúp bạn vững vàng và có nền tảng chuyên môn trong việc quản lý và điều phối tài chính.

Hoạch định và quản lý rủi ro

Như đã đề cập ở trên, một sự kiện diễn ra sẽ luôn tồn tại rất nhiều vấn đề, sự cố bất ngờ. Chính vì vậy, việc dự đoán và lên kế hoạch phòng ngừa. Chủ động xây dựng những kịch bản dự phòng kèm theo để giải quyết và thay thế khi rủi ro bất ngờ xảy ra. Là yêu cầu bắt buộc trong công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện.

Lương nhân viên tổ chức sự kiện trung bình bao nhiêu?

Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc phần lớn vào vai trò, kinh nghiệm và loại hình sự kiện. Tại thị trường tuyển dụng Bình Định, mức lương khởi điểm cho vị trí nhân viên tổ chức sự kiện thường dao động trong khoảng 4 – 6 triệu/tháng.

Sau thời gian phấn đấu và tham gia nhiều dự án khác nhau, kinh nghiệm tăng lên. Đồng nghĩa vị trí chức danh của bạn cũng sẽ được phát triển với chức danh chuyên viên tổ chức sự kiện. Khi đó, mức lương nhận được có thể tăng lên từ 8 – 10 triệu hoặc có thể lên đến 20 triệu đồng. Cùng rất nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn và khả năng thăng tiến sự nghiệp đang đón đợi bạn. Bởi hiện nay, ngành tổ chức sự kiện bùng nổ và phát triển chóng mặt. Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, nhà hàng khách sạn. Đều mong muốn tìm kiếm nhân sự có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm tốt để cạnh tranh trên thị trường.

Nhân viên tổ chức sự kiện còn hoạt động kiếm thêm thu nhập. Thông qua công việc ngoài giờ, tiền hoa hồng, công tác phí cho mỗi sự kiện khác nhau. Sau khi đã có kinh nghiệm và tạo dựng được thương hiệu cá nhân. Bạn có thể độc lập nhận những “JOB” Freelancer về việc lập kế hoạch hoặc tư vấn tổ chức sự kiện để gia tăng thu nhập.

Ai phù hợp với nghề tổ chức sự kiện?

Nhân viên tổ chức sự kiện có yếu cầu trình độ và bằng cấp không?

Nhân viên tổ chức sự kiện không nhất thiết phải đạt yêu cầu về trình độ, bằng cấp cao. Tuy nhiên, như đã nhắc đến ở trên. Hiện nay cùng với sự cạnh tranh gay gắt từ thị trường. Các doanh nghiệp thường ưa chuộng lựa chọn những ứng viên có trình độ chuyên môn, đã được qua đào tạo bài bản. Hoặc có kinh nghiệm thực chiến trong nhiều dự án tổ chức sự kiện. Qua đó có thể nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Gia tăng khả năng cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp.

 “Tổ chức sự kiện học ngành gì?” là câu hỏi khiến nhiều bạn trẻ đang khá mơ hồ. Bạn có thể lựa chọn theo học các ngành PR, quản trị sự kiện, đạo diễn, truyền thông,….. Hiện nay, trên cả nước có rất nhiều trường cao đẳng, đại học đào tạo các chuyên ngành này. Tùy thuộc vào năng lực và điều kiện của bản thân. Các bạn đã có thể tìm thấy đáp án cho câu hỏi “tổ chức sự kiện học trường nào?” thích hợp nhất với chính mình.

Những ai phù hợp làm nhân viên tổ chức sự kiện?

Khi tuyển dụng nhân viên tổ chức sự kiện, mỗi nhà tuyển dụng sẽ đề ra những tiêu chí riêng. Để có thể đánh giá và phân loại ứng viên khi đưa ra lựa chọn. Về phần mình, ứng viên cũng cần cân nhắc kỹ xem liệu bản thân có phù hợp với nghề nghiệp này không? Có thể đáp ứng được khối lượng và áp lực từ công việc. Gắn bó lâu dài cũng như phát triển sự nghiệp được hay không.

Những người phù hợp nhất để làm nhân viên tổ chức sự kiện là:

Người năng động và sáng tạo

Bên cạnh khả năng sáng tạo, sự năng động của người nhân viên tổ chức sự kiện. Giúp bạn có thêm động lực và xử lý các nhiệm vụ với thái độ tích cực nhất. Qua đó, cho phép bạn không ngừng tìm kiếm và đưa ra những ý tưởng độc đáo. Có thể làm hài lòng cả những khách hàng khó tính nhất

Có khả năng tổ chức tốt

Công việc tổ chức sự kiện luôn trong trạng thái bận rộn với khối lượng công việc đồ sộ. Nếu không có kỹ năng quản lý và tổ chức công việc tốt. Rất dễ bị rối, nhập nhằng các công việc với nhau. Từ đó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ sự kiện.

Người cầu toàn

Tính cầu toàn được xem là phẩm chất quan trọng đối với vai trò của nhân viên tổ chức sự kiện. Bạn sẽ vừa phải có sự tỉ mỉ, cẩn thận, chú ý đến từng tiểu tiết, không chấp nhận sự qua loa. Bên cạnh đó bạn còn cần có tầm nhìn và khả năng bao quát sự việc.

Có sức khỏe tốt, nhanh nhẹn

Với số lượng công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện phải đảm nhận. Đòi hỏi các nhân sự phải có sức khỏe thể chất tốt và sự nhanh nhẹn trong khả năng phản ứng. Mới có thể hoàn thành tốt công việc cũng như gắn bó lâu dài với nghề nghiệp.

Tìm việc làm nhân viên tổ chức sự kiện ở đâu?

Hiện nay, với xu thế phát triển của ngành tổ chức sự kiện. Đã dẫn đến nhu cầu tuyển dụng trên thị trường lao động ngày một tăng cao. Với nhiều vị trí việc làm khác nhau. Không khó để các ứng viên có thể tìm kiếm thông tin tuyển dụng ngành nghề việc làm tổ chức sự kiện tại Bình Định.

Bạn có thể tìm việc làm nhân viên tổ chức sự kiện tại Bình Định thông qua sự giới thiệu từ bạn bè, người thân của mình. Tìm kiếm các tin tức tuyển dụng việc làm trên những hội nhóm, fanpage tuyển dụng trên mạng xã hội. Đặc biệt, website tuyển dụng là địa chỉ “vàng” để bạn tìm kiếm thông tin việc làm.

Binhdinhjob.vn là hiện nay luôn nằm trong Top những “địa chỉ vàng”. Được nhiều bạn trẻ lựa chọn là nơi tìm kiếm thông tin và gửi hồ sơ ứng tuyển xin việc làm Bình Định. Không chỉ riêng các vị trí công việc nhân viên tổ chức sự kiện. Nhiều tin tức tuyển dụng trong các ngành nghề việc làm khác. Cũng được kiểm duyệt và cập nhật hằng ngày trên website. Ngoài ra, bạn còn tìm thấy các thông tin, kiến thức phỏng vấn tại tiểu mục “góc nghề nghiệp”. Giúp bạn có thêm nguồn tài liệu để có thể chuẩn bị tốt cho lần phỏng vấn ứng tuyển

Xem thêm: “Ngành tổ chức sự kiện và những thông tin quan trọng cần biết“

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến công việc nhân viên tổ chức sự kiện. Hy vọng với những kiến thức mà binhdinhjob.vn đã cung cấp ở trên. Sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về vị trí việc làm này. Qua đó có thể tự tìm được hướng phát triển cho bản thân ở ngành nghề này trong thời gian tới.