Cách viết thư từ chối ứng viên ít “sát thương” nhất cho nhà tuyển dụng

Thư từ chối ứng viên chưa phù hợp với vị trí đang tuyển dụng. Làm sao để từ chối một cách khéo léo và tinh tế. Nhưng đồng thời qua đó cũng có thể giữ lại ấn tượng tốt đối với họ. Tuy là một vấn đề nhỏ xong cũng khiến cho nhiều nhà tuyển dụng mất thời gian. Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời trong bài viết dưới đây từ binhdinhjob.vn.

Sự cần thiết của thư từ chối ứng viên

Thư từ chối ứng viên là gì?

Thư từ chối ứng viên sẽ được nhà tuyển dụng gửi cho các ứng viên không được chọn vào giai đoạn tiếp theo trong quá trình tuyển dụng.

Trong quy trình tuyển dụng, không phải nhà tuyển dụng nào cũng sẽ chủ động gửi thư từ chối ứng viên. Như là cách lịch sự để thông báo kết quả của họ trong quá trình tuyển dụng. Bên cạnh đó còn thể hiện được phong cách văn hóa ứng xử của doanh nghiệp – khéo léo, tinh tế và thật sự chuyên nghiệp.

Tại sao cần gửi thư từ chối cho ứng viên?

Nếu như những lá thư chào mừng ứng viên trúng tuyển mang đến lời chúc mừng nồng nhiệt và niềm vui hân hoan. Thì ngược lại, ý nghĩa của bức thư từ chối tuyển dụng gửi đến ứng viên. Là cách thể hiện sự trân trọng của nhà tuyển dụng đối với các ứng viên đã dành thời gian tham gia ứng tuyển. Bởi bất kỳ một ứng viên nào cũng đều xứng đáng nhận được phản hồi từ doanh nghiệp. Khi họ đã cùng bỏ tâm sức để tìm hiểu gửi hồ sơ xin việc và tham gia phỏng vấn. Chỉ đôi khi vì giữa doanh nghiệp và họ chưa có cơ duyên gắn bó hoặc chưa thích hợp “sát cánh” cùng nhau ở thời điểm hiện tại mà thôi.

Một lời từ chối khéo léo thông qua cách viết thư từ chối chuyên nghiệp và tinh tế. Với những lời phản hồi hữu ích và trung thực từ phía nhà tuyển dụng. Sau quá trình dành thời gian đánh giá kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên. Có thể sẽ giúp họ cải thiện được bản thân để phù hợp hơn nếu cơ hội việc làm tương tự xuất hiện trong tương lai.

Hơn nữa, khi ứng viên nhận được thư từ chối từ phía nhà tuyển dụng. Họ sẽ không còn vướng mắc hay bận tâm đến cơ hội việc làm mà họ không được chọn. Sẵn sàng và quyết tâm hơn trong việc tìm kiếm những cơ hội khác.

Thư từ chối ứng viên bao gồm những thông tin gì?

Bạn nên gửi một Email từ chối ứng viên với đầy đủ những nội dung thông tin cần thiết. Điều này vừa thể hiện được sự chuyên nghiệp và sự tôn trọng với ứng viên. Và dù có bị từ chối, ứng viên vẫn sẽ có những ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng. Họ có thể sẽ có những đánh giá và phản hồi tích cực về doanh nghiệp. Việc này đã góp phần giúp chính nhà tuyển dụng tạo dựng thương hiệu toàn diện về mọi mặt.

Những thông tin cần xuất hiện trong thư từ chối ứng viên bao gồm:

Thông tin cá nhân của ứng viên

Khi viết thư từ chối với một ứng viên. Hãy sử dụng đầy đủ tên ứng viên tên cũng như vị trí công việc mà người đó ứng tuyển. Điều này thể hiện rằng bạn thực sự dành thời gian xem xét, đánh giá kỹ lưỡng về họ trước khi đưa ra quyết định từ chối này.

Cảm ơn

Lời cảm ơn lúc này rất giá trị, bởi không chỉ đơn giản là một phép lịch sự. Mà nó còn thể hiện sự trân trọng của bạn đối với thời gian và sự nỗ lực của ứng viên. Bởi khi dành sự yêu thích và quyết định ứng tuyển việc làm. Họ đã thật sự quan tâm đến doanh nghiệp của bạn cũng như vị trí việc làm mà doanh nghiệp đăng tuyển.

Phản hồi

Là một bức thư từ chối. Chính vì vậy, điều quan trọng nhất chính là bạn cần giải thích một cách ngắn gọn, rõ ràng. Về những lý do tại sao ứng viên lại không được chọn vào vòng tiếp theo. Những ý kiến mang tính xây dựng và chi tiết vì sao bạn quyết định từ chối họ. Luôn được ứng viên đánh giá cao. Bởi nó có thể giúp họ phát triển bản thân cho những cơ hội việc làm trong tương lai.

Mời ứng tuyển lại

Đôi khi ứng viên không phù hợp với vị trí đang ứng tuyển. Nhưng sẽ là nhân tố đầy tiềm năng ở một vị trí công việc khác. Nếu bạn thấy rằng ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Hãy cho họ biết rằng bạn hy vọng sẽ được tiếp tục chào đón họ khi có cơ hội. Tuy nhiên, nếu bạn thấy đó không phải là ứng viên tiềm năng, bạn có thể bỏ qua phần này.

Gửi lời chúc

Tương tự như những bức thư khác, hãy kết thúc mail từ chối ứng viên bằng một lời chúc tốt đẹp dành cho người nhận. Gửi lời cảm ơn họ một lần nữa và chúc họ may mắn có thể tìm thấy cơ hội việc làm khác phù hợp hơn. Điều này sẽ giúp họ ấn tượng lâu dài về công ty của bạn đấy.

Mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế, chuyên nghiệp

Thông thường với mỗi cơ hội việc làm sẽ đi kèm với số lượng ứng viên được chọn giới hạn. Trong khi đó, số lượng ứng viên ứng tuyển có thể gấp nhiều lần như vậy. Do vậy, khi gửi thư từ chối cho ứng viên, nhà tuyển dụng phải soạn thảo một số lượng Email không nhỏ. Để tiết kiệm thời gian mà vẫn có những bức thư từ chối đảm bảo yêu cầu. Các nhà nhân sự có thể soạn thảo sẵn các mẫu thư từ chối ứng viên. Khi cần dùng đến, bạn chỉ cần tùy chỉnh nội dung cho phù hợp.

Tham khảo những mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế được gợi ý từ binhdinhjob.vn. Tùy theo đối tượng và mục đích mà bạn có thể soạn những mẫu thư từ chối phù hợp.

Mẫu thư từ chối ứng viên không được mời phỏng vấn

Dù không nhất thiết phải gửi thư từ chối đến những ứng viên không được mời phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu họ không nhận được phản hồi, họ thường sẽ lưỡng lự với rất nhiều băn khoăn trong lòng. Rằng không biết liệu bạn đã nhận được hồ sơ của họ hay chưa. Họ đã bị từ chối hay quy trình tuyển dụng của bạn kéo dài hơn bình thường. Liệu rằng đang có một cân nhắc nào đó về cuộc phỏng vấn giữa bạn và họ hay không.

Phần lớn các ứng viên sẽ không đủ can đảm liên hệ với nhà tuyển dụng để hỏi về kết quả vòng hồ sơ. Vì vậy, một bức thư từ chối ngắn gọn sẽ giúp họ tiếp tục cố gắng hơn với những cơ hội việc làm khác.

Ví dụ

Thân gửi …………..(tên ứng viên),

Chúng tôi thuộc bộ phận nhân sự của công ty…………. đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Rất cám ơn sự quan tâm của bạn đối với vị trí việc làm ……..

Tuy nhiên, sau khi xem xét các hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn chưa phù hợp để chọn vào vòng phỏng vấn.

Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc sau đó và hi vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với bạn trong tương lai.

Trân trọng,

Ký tên

(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).

Mẫu thư từ chối ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn

Đối với một số doanh nghiệp tại thị trường việc làm Bình Định. Quy trình tuyển dụng được xây dựng nhiều hơn một vòng phỏng vấn. Đối với những ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên. Rõ ràng tâm sức mà họ đã dành cho công ty bạn là rất nhiều. Chính vì vậy, thay vì một thông báo không trúng tuyển khô khan. Những ứng viên này xứng đánh nhận được một lá thư từ chối sẽ thể hiện sự trân trọng, cổ vũ khích lệ hơn.

Ví dụ

Mến gửi …………..(tên ứng viên),

Một lần nữa cám ơn bạn đã tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí việc làm…………Với sự cố gắng và nhiệt tình của bạn cùng với những chia sẻ và cam kết sẽ đóng góp của bạn vào sự phát triển của công ty. Đã được chúng tôi đã đánh giá rất cao trong buổi phỏng vấn này. Song, sau khi xem xét và bàn bạc lại, chúng tôi đã quyết định lựa chọn một số ứng viên ấn tượng hơn tiếp tục đồng hành cùng công ty.

Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn để có thể tiếp tục liên hệ với bạn khi công ty có nhu cầu tuyển dụng mới và phù hợp trong thời gian tới.

Trân trọng và chúc bạn luôn gặp nhiều may mắn và thành công trong quá trình tìm việc.

Trân trọng,

Ký tên

(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).

Mẫu thư từ chối ứng viên có khả năng được chọn cao

Khi có một vị trí nhận được nhiều hơn số lượng ứng viên phù hợp với chỉ tiêu tuyển dụng đã đưa ra. Trong trường hợp này, thật đáng tiếc cho các ứng viên. Vì họ toàn toàn tự nhận thức được và đặt nhiều kỳ vọng vào kết quả bài đánh giá của mình. Do vậy, họ sẽ cảm thấy thật thất vọng khi nhận được tin xấu. Bên cạnh việc gửi một bức thư từ chối tinh tế và khéo léo. Bạn có thể gọi điện thoại để đưa ra phản hồi và nói lời cảm ơn đến họ. Trực tiếp nghe được những câu nói khuyến khích ứng viên giữ liên lạc trong trường hợp những cơ hội việc làm phù hợp xuất hiện trong tương lai. Sẽ giúp họ cảm thấy đỡ hụt hẫng và thất vọng hơn.

Ví dụ

Gửi ………. (tên ứng viên),

Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia tuyển dụng vị trí ………………. Chúng tôi đã thực sự bị ấn tượng bởi hồ sơ của bạn cũng như những gì bạn thể hiện qua các buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chúng tôi quyết định dành vị trí này cho một ứng viên khác phù hợp hơn.

Để đưa ra được quyết định này, chúng tôi đã phải cân nhắc rất kỹ càng. Chúng tôi rất vui vì có cơ hội gặp gỡ bạn và tìm hiểu về kiến thức, kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bạn.

Chúng tôi tin rằng những đóng góp của bạn sẽ rất có giá trị đối với công ty. Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp. Bạn có thể liên hệ với tôi qua số điện thoại……

Chúc bạn thành công.

Trân trọng,

(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).

Kết luận

Với mẫu thư từ chối ứng viên trên đây từ binhdinhjob.vn. Hy vọng sẽ giúp các nhà tuyển dụng có thể tham khảo, lựa chọn và điều chỉnh để trở thành mẫu thư phù hợp cho công ty của mình. Đảm bảo phép lịch sự và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với các ứng viên. Điều này cũng sẽ giúp cho nhân viên nhân sự và bộ phận nhân sự. Tiết kiệm được thời gian, công sức vào các công việc nhỏ nhưng lại mất nhiều thời gian.

Có thể bạn quan tậm: Việc làm Hà Nội